Planificarea zilnică

Planificarea este un element extrem de important care compune succesul, iar acest lucru nu mai este de mult un secret. Pe la toate trainingurile de management şi leadership se vorbeşte despre planificare şi despre importanţa acesteia atât la serviciu cât şi acasă.

Suntem înconjuraţi de tehnologie, iar în anumite momente aceasta face parte integrantă din viaţa noastră fără să mai fim conştienţi de acest lucru. De ce să nu profităm de toate aceste resurse? În primul rând, hai să vorbim foarte pe scurt despre noţiunile de bază ale planificării. O luam încet, cu planificarea pe termen foarte scurt, adică cu planificarea zilnică, pentru că mereu mi s-a părut irelevant ca cineva să-mi vorbească despre planificare şi strategie pe termen lung când eu eram praf cu planificarea pe ziua următoare sau pe ziua în curs. Abia într-un articol viitor vă voi prezenta un exemplu de instrument de planificare pe care eu îl folosesc cu succes.

Chiar dacă totul pare simplu la prima vedere, planificarea să mănâncă linguriţă cu linguriţă până ajungi ca să-ţi dublezi cele 24 de ore dintr-o zi. În primul rând, dacă ne-am propus să ne facem o planificare şi să ne ţinem de ea, trebuie să ne impunem ca minimum 21 de zile să repetem acest comportament zilnic. Cele 21 de zile sunt pragul standard de care un om trebuie să treacă ca să se obişnuiască cu ceva, dar hai să discutăm mai structurat despre planificare că asta vă promisesem şi nu vreau să vă pierd pe drum :).

Planificarea zilnică

Planificarea zilnică nu constă doar în activităţile de la serviciu. Planificarea zilnică trebuie să conţină şi activităţile personale. Dacă vrei să ai control mai mare asupra zilei tale (că nu există control total oricât ne-am crede de tari), trebuie să-ţi planifici inclusiv cât timp vei petrece la cumpărături după terminarea programului de lucru, sau să nu-ţi mai planifici nici o activitate după ce ţi-ai notat pe agendă că la ora 20:00 trebuie să mergi la bar să te uiţi la meci :).

Evită amânările şi bugetează-ţi măcar 15 minute pentru planificare. Poţi face asta la începutul unei zile, dimineaţa, sau o poţi face seara, după încheierea zilei. Nu contează care e momentul zilei în care te ocupi de planificare, în schimb este important ca odată stabilit un anumit moment să te ţii de el. Primele dăţi când vei face asta ţi se vor părea cele mai lungi şi inutile 15 minute din viaţa ta. Da, nu e uşor să faci o planificare corectă. Te solicită mental şi te face să te gândeşti la toate. Lasă lenea şi fă-o! De la o zi la alta ţi se va părea mai uşor.

Prioritizarea agendei zilnice

Să fim serioşi, nu toate activităţile sunt la fel de importante. De asta este important să le prioritizezi ca să ştii ce arde în ziua respectivă, ce este foarte important sau ce este urgent, dar nu este important. Vom vorbi probabil în alt articol despre matricea importanţă-urgenţă că să nu complicăm lucrurile acum.

Ca să păstrezi totul cât mai simplu, merită să prioritizezi activităţile pe trei mari categorii:

• prioritate ridicată !!!
• prioritate medie !!
• prioritate scăzută !

Poţi să stabileşti ce simboluri vrei, nu e neapărat nevoie să foloseşti semne de exclamare. Poţi începe cu prioritizarea numerică, deşi, s-ar putea să fie destul de complicat să aloci un număr unei activităţi atunci când dai peste două sau mai multe activităţi similare ca nivel de importanţă/prioritate.

Cele 21 de zile

Vorbeam mai sus de cele 21 de zile necesare pentru a avea şanse mai mari de împământenire a unei schimbări. Se zice că dacă nu ai purtat ceas la mână de ceva vreme, dacă te apuci să porţi brusc, îl vei simţi timp de 21 de zile ca pe un obiect cu care nu eşti obişnuit. Logic, însă după cele 21 de zile, studiile arată că vei fi mult mai obişnuit cu ceasul respectiv dacă l-ai purtat zi de zi perioade lungi de timp.

Un alt experiment care întăreşte regula celor 21 de zile prezintă situaţia oamenilor care în urma unui accident le-a fost amputat un membru. Pacienţii respectivi declarau că încă îşi simt membrul amputat chiar dacă acesta nu mai exista fizic. Creierul îl percepea încă 21 de zile până să îşi însuşească schimbarea majoră.

Ei bine, cam aşa e şi cu dobândirea noilor comportamente sau cu implementarea schimbarilor şi nu mă refer aici doar la planificarea zilnică, subiectul discutat, ci la absolut orice tip de acţiune care presupune schimbarea, îmbunătăţirea sau renunţarea la un anumit comportament.

Dacă vrei ca obiceiul numit planificare zilnică să-ţi “intre în sânge“, trebuie neapărat să-l repeţi zilnic, timp de cel puţin 21 de zile. Abia de atunci poţi zice că ai început cu adevărat un proces de schimbare sau de îmbunătăţire a vreunui comportament (în cazul nostru planificarea zilnică). Restul sunt vorbe şi declaraţii pompoase de prin traininguri de management. Dacă eşti leneş şi lipsit de voinţă sau ambiţie, nici un training de management sau leadership nu te va ajuta. Trebuie să pui mâna să faci ceva, iar dacă eşti genul ăsta de om înseamnă că ai citit acest articol până la capăt şi ai ajuns aici. Te felicit.

Urmează să mai scriu un articol pe acest subiect unde să vă povestesc despre un instrument de planificare drag mie. Până atunci, ţinem legătura aici pe blog, pe mail (vă puteţi abona în partea din dreapta sus) sau pe noua mea pagină de Facebook la care vă invit să-mi daţi un like dacă nu aţi făcut acest lucru încă :)!