Gmail, o soluție excelentă de gestionare a conturilor de email

Nu e o noutate, dar de mult mă gândeam să scriu despre asta. Astăzi discutam cu un coleg de muncă despre posibilitățile pe care le oferă Gmail și el s-a declarat foarte încântat. Nu știa de asta. De aceea m-am hotărât să scriu acest articol.

Gmail este un serviciu de email care îți oferă gratuit o adresă de tip cevreitu@gmail.com și 15 GB spațiu de stocare (cu posibilitate de a achiziționa foarte ieftin mult mai mulți GB). Gmail are cel mai bun motor de căutare a emailurilor (că doar e de la Google), cel mai bun filtru de SPAM (că doar e de la Google :)), cele mai bune variante de etichetare și gestionare a contului de email cu alte cuvinte. Dar bănuiesc că asta știe toată lumea.

Însă, în paralel, Gmail este și un foarte bun client de email. La fel ca Outlook, clientul de email din OS X sau alte programe de tip client de email. Nu că ar fi singurul serviciu de gen, dar avantajul suprem în a lăsa Outlook-ul de-o parte (lucru pe care eu l-am făcut de aproape 3 ani) este că dacă folosești Gmail drept client de email nu mai ești condiționat de dispozitivul de pe care lucrezi. Hai să vă explic ce și cum și apoi descoperiți voi nenumăratele avantaje.

Eu am adresa gabriel.gsmro@gmail.com pe care o accesez din Gmail. Nu toți folosesc Gmail, dar absolut toți utilizatorii de Android au măcar un cont de Gmail asociat magazinului de aplicații. Practic, nu poți folosi un telefon Android fără un Cont de Google, așa cum nu poți folosi un iPhone fără un cont de iCloud. Ce vreau să zic este că mort, copt, dacă ai Android ai și cont de Google, adică adresă de mail pe Gmail.

Asta înseamnă că  poți folosi Gmail ca și client de email. Unde să-ți vină centralizat toate mailurile. Eu am vreo 7 conturi asociate acolo. Cel vechi de Yahoo (ca să nu ratez ceva din trecut), cel pe care l-am folosit la un moment dat pe blog (contact@gabrielursan.ro), cel de serviciu (da, un cont de genul gabriel_ursan@numefirma.ro), cel de iCloud (am folosit destul de mult gabriel.ursan@icloud.com) și cel de Outlook (gabrielursan@outlook.com) plus vreo două conturi de gestionare a serviciilor de email marketing pentru compania în care lucrez. Cu alte cuvinte, am totul într-un singur loc. Nu trebuie să verific 7 căsuțe de email separate. Cu atât mai puțin să depind de aplicația Microsoft Outlook cu care unii au senzația că s-au născut :)

Dar nu toți sunt ca mine. Să luăm un scenariu clasic de manager la o firmă care are doar contul său de mail de tip nume@domeniufirma.ro Atenție, nu mă refer aici la Google Apps for Business, ci doar la varianta gratuită. Bun, ai o adresă de email de firmă cu care să zicem că ”te-ai născut”. Nu mai e nevoie să depinzi de clientul tău de email, probabil Outlook. Dacă intri aici vei vedea câțiva pași extrem de simpli ca să setezi Gmail drept client de email. Dacă nu te descurci, deși mă îndoiesc, las și un video mai jos. După video am să fac o listă cu beneficiile Gmail ca și client de email.

Beneficii client email Gmail

Aș putea să zic un singur lucru: beneficiile aduse de o platformă în cloud. Dar pentru că vă plac listele, am să fac una :)

• Nu mai depinzi de device (laptop, computer, tabletă, smartphone) pentru că le poți schimba ca pe șosete. Dacă ai schimbat laptopul nu mai trebuie să-ți pui toate mailurile vechi pe el, să faci back-up, să te chinui etc. Bagi un user și o parolă, eventual și autentificare în 2 pași cu numărul de telefon și în 30 de secunde ai totul acolo ca să te apuci de treabă.
• Nu mai pierzi contactele. Pentru că ai totul în contul Google. Emailuri, numere de telefon, date de naștere, poze, ce vrei tu. Asta e o soluție foarte bună și pentru cei care își schimbă des telefonul și vor toate informațiile pe telefonul nou aproape instant. Se poate. Dar trebuie să fii deschis către o mică schimbare.
• Securitate maximă. Sunt mai multe șanse să intri pe un site porno și să iei un virus de acolo care să-ți bulească tot, decât niște hackeri să spargă Google. Da, pentru mailul de firmă tot serverul unde e găzduiești e responsabil cu securitatea, dar pe laptopul tău se ocupă Google cu un plus de securitate (2 step auth).
• Căutare și organizare  superioară. Găsești un email mult mai rapid datorită motorului de căutare Google mult mai inteligent decât al oricărui client de email. Poți adăuga cu ușurință categorii și tag-uri, reguli de sortare și multe alte chestii. Dacă stai un pic să organizezi, viața devine brusc mai simplă.
• Filtru de SPAM superior. Funcționează și pe conturile adăugate nu numai pe cel cu @gmail.com în coadă. SPAM-ul e o problemă reală pentru email heavy users. Iar Gmail are filtre de SPAM bune. Poți vedea SPAM-ul oricând ca să filtrezi din el, dar măcar nu-ți mai distrage atenția de la lucrurile  importante.
• Lumea ta oriunde. Imaginează-ți că s-a întâmplat ”neîntâmplarea” de a ți se buli laptopul când ți-e lumea mai dragă. Și că folosești clientul de mail Outlook. Unde aveai toate mailurile importante. Cu această soluție nu mai aceste probleme. Intri de pe un alt computer și ai lumea ta acolo.
• Alte servicii faine la pachet. Dacă folosești Google Keep nu-ți mai pierzi notițele când schimbi telefonul. Dacă folosești Google Calendar ai totul acolo. Dacă folosești suita Google Docs (replacement pentru Excel, Word, Powerpoint etc.) poți deschide și edita oricând fișiere Microsoft (.docx, .xlsx etc.) de pe orice computer, fără să ai Office. Dacă folosești Google Photos nu-ți mai pierzi pozele când schimbi telefonul. Și lista ar putea continua.

Potențiale dezavantaje Gmail client

Le scriu eu ca să nu fie nevoie să le scrieți voi la comentarii :)

• Reclamele care apar în Gmail. Google dorește să ofere o experiență plăcută utilizatorilor. De asta și există. Reclamele alea nu sunt deloc ”invazive” și nu te deranjează. Sunt discrete și le poți trata oricând cu x. Nu sunt genul de reclame idioate unde trebuie să aștepți nu știu câte secunde ca să vizualizezi o pagină.
• E cloud! Unde e confidențialitatea? Da, Google scanează cuvintele cheie de prin emailuri ca să-ți ofere reclame relevante. Dar nu stochează și nu interpretează nimic. Au tot dovedit asta prin procese de-a lungul timpului. Nu-ți citește nimeni (ființă umană) emailurile cu interes, stai liniștit. La urma urmei, dacă discuți chestii confidențiale prin email sunt mult mai multe șanse să ajungă la ele cineva care sparge serverul firmei decât cineva care sparge Google (nu s-a întâmplat până acum). Oricum, nimeni nu e suficient de prost să discute chestii incriminatorii prin email, fie că e mail de firmă sau nu. Cel puțin așa cred :)
• Clientul de email Gmail rulează în browser! Sunt șanse să se miște greu. Da, dacă folosești un computer din 2000 se va mișca greu. Dar nu mai greu ca restul aplicațiilor, precum Outlook. Orice soluție serioasă care rulează în browser este concepută din start să se miște mai repede decât o aplicație locală. Și să scaleze conform performanței disponibile: resurse computer & viteză de internet.
• Depinzi de o conexiune la internet ca să folosești Gmail. Not anymore. Gmail e disponibil și offline (aplicația de Chrome Gmail Offline). Când n-ai net scrii mailurile exact ca și când n-ai avea net când folosești Outlook. Când revine netul, totul se transmite și se primește automat fără probleme.

Cam asta a fost. Dacă vei considera util acest articol, nu ezita să-i dai un share :)