Cateva sfaturi despre planificare

Mai în glumă, mai în serios, nu sunt un exemplu de planificare, dar la mine nu se aplică treaba aia cu ”atunci când îi văd pe alții mai prejos îmi crește inima de bucurie”.

Adevărul dureros este că oamenii din jurul tău care stau prost la capitolul planificare te impactează negativ oricât de șmecher te-ai crede la acest capitol. Acest articol nu va huli oamenii care își planifică prost viața sau nu și-o planifică deloc. Pentru că facem parte dintre ei. Nu putem planifica tot, iar asta e cea mai bună scuză pentru un om care nu planifică. Așa este, nu putem planifica tot, dar hai să vedem cum putem cumpăra timp atunci. Hai să privim planificarea ca pe o achiziție de timp. Exact ca atunci când îți cumperi o mașină de spălat rufe care are și .

Să începem cu câteva constatări. Ai mult de muncă. Mult prea mult de muncă. În același timp ai copii, ai responsabilități casnice, ai soț, ai soție, ai mamă, ai tată, ai prieteni. Mai ai prieteni? Începi să-ți dai seama că timpul e mai scump ca banii și că e singura resursă irecuperabilă din lumea asta. Mai ”irecuperabilă” decât petrolul sau orice alte gaze naturale sau ”bunătăți” pe care le găzduiește planeta Pământ.

După care începi să cauți vinovați. De cele mai multe ori e șeful sau șefa care pur și simplu vrea ”ieri” chestii când tu ai treabă mult mai importantă decât mizilicurile astea. În planul secund e soțul sau soția care nu face nimic și te aglomerează pentru că trebuie să te gândești tu la toate și să le faci tu pe toate. E normal să stai prost cu planificarea pentru că efectiv nu ai cum să o faci.

Nu ai timpul necesar pentru planificare. Și dacă îl ai, e scurt. Și mereu intervin chestii care te abat de la o planificare riguroasă. Sună telefoanele și vin mailuri. Sau colegi care au chef de vorbă. Iar în minutele libere preferi oricând să mai muncești ceva care nici măcar nu era pe o listă de task-uri sau pentru că în minutele libere meriți o cafea și eventual o țigară.

Oboseala te ajunge. Începi să-ți pui întrebări gen ”Oare va fi mereu la fel?”, ”Se va termina asta vreodată?”, ”Cât o să mai rezist?”. Șefii trag de tine pentru că trebuie, e nevoie de rezultate, iar tu încerci să faci față cu brio simulând un calm pe care îl percepe drept fals până și un copil de 4 ani. Uneori reușești chiar să salvezi aparențele, iar managerul tău crede că ai situația sub control până se uită de fapt la ce trebuie el să măsoare împreună cu tine, adică rezultate. Și nu ești neapărat în target, presiunea capătă culmi logice și de înțeles pe care nu reușești să le înțelegi, iar percepția ta legată de faptul că îți faci treaba bine se năruie în câteva secunde.

Sună familiar? Hai să vedem ce putem face!

1. Nu vei putea să-ți faci niciodată planificarea în stres. Ia-ți o zi liberă în care să pleci cu laptopul undeva (să ai acces la net). Nu acasă unde ai treabă. Nu la muncă unde ai treabă. Nu la prieteni unde ai de vorbă. Caută să fii singur un pic. Tu, laptopul și o conexiune la net. Fără muzică, fără chelneri, fără alți oameni la alte mese care ți-ar putea distrage atenția. Scopul e să te izolezi fără să ai în creier gândul că te așteaptă cineva, undeva. Ăsta e primul pas și e definitoriu.
2. Închide tab-urile din browser care îți pot distrage atenția, că dacă tot ai timp liber de ce să nu-ți verifici Facebook-ul sau, mai grav, mailul? Uită de de mail, Facebook sau telefon (închide-l). Te apuci de planificare, deci trebuie să fii Zen. Dacă ți le-ai închis pe toate și îți stă gândul la cine te-ar putea suna cât ai telefonul închis, nu ești Zen. Revin-o cu treaba asta într-o zi în care nu ai gânduri în cap.
3. Folosește unelte de planificare. Tehnologia ne mănâncă mai mult timp decât zice că ne economisește. Folosește tehnologia eficient. Pentru notițe și to do lists poți folosi Google Keep. În Google Keep îți arunci gândurile care îți vin în minte fără să ai o ordine pentru ele. Este unealta perfectă ca să-ți arunci activități acolo. Dacă ți se zice des că nu planifici, e prima unealtă pe care merită să o folosești pentru că nu-ți impune nimic. Varsă acolo ce ai în minte.
4. După ce ai vărsat tot în Google Keep vei vedea cât de vraiște ești. Și ăsta e un lucru bun. Pentru că vei vedea în scris ce înseamnă să ai o planificare vraiște. Partea bună e că le-ai pus pe ”hârtie” și le vezi grămadă. Simplul fapt că ai task-uri, responsabilități sau chestii minore scrise undeva reprezintă un prim pas în planificare. Nu te agita. Începe zona de puzzle. Știi cum e cu zona asta mai ales dacă ai copii care te pun să faci un puzzle.
5. Ai văzut toate activitățile în același timp. Panică. Nu pot să le fac, nu am timp. Ba poți. Stai un pic. Pe o foaie de hârtie începe să bifezi prioritățile. Ce activitate e importantă? Bifeaz-o ca importantă cu o cifră în care 1 e cea mai importantă iar 10-20-30 e cea mai neimportantă. După care mergi la urgențe. Adică, bifează peste activitățile importante gradul lor de urgență. Gen… să trimit mail la șeful cu realizările de azi e foarte important și am notat cu 1, dar să trimit mail clientului cu cele convenite e mai urgent, așa că bifez cu 1 la urgență. Per total, intersectările de genul ăsta îți vor da în minte un scor de importanță vs urgență pe care în sfârșit vei reuși să îl prioritizezi ca atare.
6. Toate sunt importante și urgente în același timp. Da, e normal. Să nu uităm că faci exercițiul ăsta pentru că nu o duci bine la capitolul planificare. Normal că toate sunt importante și urgente dacă nu o duci bine la capitolul planificare. Măcar știi cum stai. Dar sunt soluții. Ăsta e momentul în care începi să te refulezi în ceea ce se refulează toată lumea: ce ne zice la training-uri nu se aplică și în viața reală. Da, e normal și firesc să crezi asta. Pentru că stai prost la capitolul planificare și îți cauți scuze :) Și eu o fac. Dar, să trecem mai departe.
7. Ești depășit, iar foaia de hârtie nu te mai ajută. Este timpul pentru o nouă unealtă. Eu folosesc Google Calendar. Aici începi deja să zici că viața bună e totuși posibilă. Pentru că aici începi să-ți pui activitățile în ordine, bazate pe timp de realizare a acestora și uneori chiar pe locații de desfășurare. După ce ai completat riguros acest calendar în ziua ta liberă de planificare, începi să descoperi chestii noi.
8. Iar chestiile noi se numesc activități repetitive (mama ei de rutină) pe care ți le poți trece cu ușurință în calendar. După ce îți setezi activitățile repetitive (Google Calendar are opțiuni faine tare în sensul ăsta) vei observa ”găuri” în planificare unde poți să-ți bagi la modul realist activități pe care nu credeai că le poți avea. Trece-le cu realism. Eventual cu 30 de minute în plus față de cât îți ia să le faci.
9. Sincronizează-ți calendarul cu dispozitivele tale mobile gen smartphone sau tabletă. iOS și Android permite asta, dar cred că și Windows Phone. Poți să faci calendare separate. Un calendar personal doar al tău și unul de muncă pe care îl dai share la șef/partener, ca să nu vadă el ce ți-ai planificat în timpul liber. Setează memento-uri la fiecare activitate așa cum vrei tu ca să fii notificat ca să nu uiți. Și vei avea toată planificarea ta în buzunar, planificare pe care poți să ți-o consulți oriunde și oricând de pe telefon sau tabletă.
10. Și cam așa se cumpără timp.